El procesamiento de pedidos es la forma en que las empresas procesan y organizan una compra que se ha realizado por parte del consumidor. La compra puede ser de cualquier número de cosas. Está compuesta por las siguientes actividades:
Preparación del pedido
En esta primera etapa se recopila la información necesaria de las ausencias totales o parciales del producto o servicio para su compra o reposición. Esta actividad se ha beneficiado mucho de la tecnología electrónica ya sea con códigos de barra o por medio de páginas webs. Estas herramientas han significado un aumento en la eficiencia del proceso de preparación del pedido al recopilar información por medio de estos sistemas electrónicos (TIC`S). Las computadoras con voz activada y codificación inalámbrica de información de productos, denominadas sistemas de radiofrecuencia e identificación (RF /10), son nuevas tecnologías que reducirán aún más el tiempo en la fase de preparación del pedido.
Todo esto se hace después de determinar las existencias, proyectando posibles escenarios de consumo. Existe la tecnología informática que comunica un cliente con uno o varios proveedores transmitiéndose datos (EDI, electronic data interchange) reduciendo los tiempos de reaprovisionamiento de los pedidos.
Transmisión del pedido:
Como lo indica el nombre de este proceso, consiste en transmitir el pedido una vez que se haya procesado. Desde el origen que puede ser un deposito, sección de compras, local de ventas hasta su destino. Para ello existen dos formas de ejecutar este proceso: manual y electrónicamente. En la forma manual se utiliza el correo, o simplemente un encargado de esta actividad lleva físicamente el pedido a el lugar donde se satisfará esta demanda.
En el modo electrónico, muchos más usados hoy en día, intervienen sistemas como EDI, internet, comunicaciones por satélite, máquinas de fax y sus beneficios por su exactitud, rapidez y confiabilidad han opacado el sistema manual. Los tiempos y costos que se manejan en estas dos opciones marcan un diferencial a la hora de elegir. El sistema electrónico de transmisión del pedido maneja tiempos casi en tiempo real y los costos muy bajos en este sistema es que por esta razón las empresas lo han priorizado.
Entrada del pedido
Aquí hay varias tareas que muchas veces se realizan de forma simultáneas para ahorrar tiempo y recursos. Estas incluyen:
1) decodificar la información del pedido, como descripción del artículo y número, cantidad y precio;
2) verificación del stock disponible;
3) actualización de la ficha del cliente, si fuera necesario;
4) comprobación de la situación crediticia del cliente;
5) transcripción de la información del pedido según sea necesario, y
6) emisión de documentos que acompañan el pedido.
También esta etapa se ha beneficiado mucho con las mejoras tecnológicas, en este caso con códigos de barras, lectores ópticos y receptores que han incrementado sustancialmente la productividad de esta actividad. El código de barras a diferencia del ingreso manual en los sistemas informáticos (ingresar datos a través del teclado) y sus lectores tienen especial importancia para ingresar la información del pedido con precisión, rapidez y a muy bajo costo.
Surtido del pedido
El surtido del pedido consta de cuatro ítems y muchas veces las empresas lo integran con la etapa de entrada del pedido para disminuir los tiempos de procesamiento. Ellos son:
1) obtener los productos desde el almacenamiento (picking), la producción, o la compra;
2) acondicionamiento de los productos (embalaje) para el envío;
3) programar el envío para su entrega, y
4) preparar y emitir la documentación del envío.
Según las prioridades que se tengan al momento de procesar un pedido es que variara en su rapidez para llevarse a cabo. La planificación empresarial tiene un rol importante aquí, en relación directa a las pautas de existencias, producción y compras. Normas claras y una buena comunicación aseguran un óptimo desempeño de este proceso.
Algunos criterios pueden ser las siguientes:
- Por orden de llegada (orden de antigüedad).
- Los pedios que llevan menos tiempo.
- Cantidad de pedidos que se le dan prioridad.
- Primero los pedidos más pequeños, menos complicados.
- Fecha de entrega prometida más próxima.
- Jerarquía de los clientes.
- Informe sobre el estado del pedido:
Esta actividad final del procesamiento del pedido asegura que se suministre un buen servicio al cliente, manteniéndolo informado de cualquier retraso en el procesamiento del pedido o en su entrega. Esto, específicamente, incluye:
1) rastreo y localización del pedido en todo el ciclo;
2) comunicación con los clientes sobre dónde puede estar el pedido dentro del ciclo y cuándo puede ser entregado. Esta actividad de seguimiento no afecta al tiempo general para procesar el pedido.
Procesamiento de un pedido interno:
Compañías como los minoristas, con frecuencia diseñan sus sistemas de procesamiento de pedidos al menos con un grado moderado de automatización. Normalmente no es necesario un tiempo muy rápido de respuesta del pedido, dado que hay inventarios disponibles para los consumidores finales. Estos inventarios actúan como amortiguador ante los efectos indirectos del reaprovisionamiento del ciclo del pedido. Sin embargo, son importantes los tiempos de reaprovisionamiento del ciclo del pedido que ayudan a mantener una programación fija de reaprovisionamiento. Los sistemas modernos de información han otorgado el beneficio de reemplazar muchos de los activos que antes se necesitaban para llevar un negocio. Mediante Internet, las compañías han podido reducir el espacio de almacenaje, bajar los niveles de inventarios, reducir los tiempos de manejo y rastrear mejor el progreso de los pedidos. .
Sistema logístico de información:
Un sistema logístico de información puede describirse en términos de su funcionalidad y de su operación interna. El propósito principal de reunir, retener y manipular datos dentro de una empresa es la toma de decisiones, desde las estratégicas hasta las operativas, y facilitar las transacciones del negocio.
Mayor espacio en la memoria de las computadoras, computadoras más rápidas, acceso cada vez mayor a la información de toda la organización mediante sistemas de información empresarial (como SAP, Oracle, Baan, PeopleSoft y J. D. Edwards) y las plataformas mejoradas para la transmisión de información, como EDI e Internet, han creado para las empresas la oportunidad de compartir información de manera conveniente y barata por toda la cadena de suministros.
Gracias al beneficio de suministrar información a tiempo y de manera comprensible dentro de la empresa, así como a los beneficios de compartir información adecuada entre otros miembros del canal, ahora son posibles operaciones logísticas más eficientes.
Esto ha llevado a las compañías a pensar en la información con propósitos logísticos como un sistema logístico de información. Un sistema logístico de información (LIS, por sus siglas en inglés) debería ser lo suficientemente comprensible y capaz como para permitir la comunicación, no sólo entre las áreas funcionales de la empresa (marketing, producción, finanzas, logística, etc.), sino también entre los miembros de la cadena de suministros (vendedores y clientes).
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Referencias
Procesamiento de pedidos. (2015, September 27). LogísticaHub; LogísticaHub. https://logisticahub.wordpress.com/2015/09/27/procesamiento-de-pedidos/#:~:text=Informe%20sobre%20el%20estado%20del%20pedido%3A,pedido%20o%20en%20su%20entrega.
Ramírez, K. 5.5 PROCESAMIENTO DE PEDIDOS. (2021). Prezi.com. https://prezi.com/efrwbh8dkpge/55-procesamiento-de-pedidos/
Datalogic SpA. (2021). PROCESAMIENTO DE PEDIDOS - Transporte & Logística - Datalogic. Datalogic.com. https://www.datalogic.com/esp/industrias-aplicaciones/transporte-log%C3%ADstica/log%C3%ADstica/procesamiento-de-pedidos-ia-146.html
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