5.9 Problemas de distribución

Problemas de distribución logística por fallos operacionales en la red de la empresa transportista

Este tipo de errores que pueden interrumpir los procesos logísticos son habitualmente fallas internas de cada empresa, o bien de los servicios logísticos de transporte subcontratado.

La falta de camiones o de conocimiento sobre la cantidad de productos a transportar, los horarios de disponibilidad de los transportistas, desconocimiento de la marca a la que se está trabajando, son errores complejos que se dan en muchas empresas del rubro y que generan importantes problemas de distribución.

Las fallas operacionales de transportistas ocurren cuando las empresas optan por contratar transportistas informales. Si realmente un gerente logístico desea que la mercancía esté asegurada y llegue bien a su destino, y en caso de que surjan problemas de logística, puedan dar una respuesta oportuna, es necesario que contrate un proveedor de transportes externo o alguna empresa que conecte transportistas con compañías que necesitan flota de vehículos.

No tener un respaldo físico de que la entrega fue realizada

Debido al crecimiento exponencial de la demanda de productos online y con ello un aumento en los servicios de entrega, se ha generado que uno de los problemas de distribución más frecuentes con los que se topan los clientes finales, a la hora de recibir su producto, es que este se encuentre dañado o que el producto recibido no era el correspondiente.

Este tipo de equivocaciones, a la larga, pueden terminar siendo un costo muy importante para la empresa;

“Es 7 veces más costoso obtener un cliente nuevo, que retener uno antiguo” - Invesp.

También existen situaciones donde los reclamos de los clientes, generalmente el de no recibir una entrega, pueden ser no justificados.

En este tipo de situaciones, el mejor respaldo que la empresa puede tener es el de un registro físico- Es decir, una fotografía o grabación del producto. Tanto para confirmar el daño o equivocación en la entrega, como también demostrar al cliente que el despacho fue realizado.

Juntar productos devueltos con los que son para la venta

Existe una mala práctica que algunas empresas siguen haciendo. Se trata de que en ocasiones, los productos para la venta se mezclan con los que han sido devueltos, siendo almacenados en el mismo sitio, lo que puede generar confusiones al momento de realizar los despachos.

Esto podría significar que un producto devuelto termine en manos de otro cliente. Esta situación genera confusión en los inventarios físicos y en los flujos documentales, volviendo más lentos los procesos y causando graves problemas de distribución.

5.9.1 Productos perecederos y no perecederos

Se considera distribución física de productos a la parte de la logística que hace referencia a la acción de llevar un producto desde el centro de producción hasta el cliente o comprador. Este traslado no es tan sencillo, ya que requiere de un conjunto de decisiones complejas e interrelacionadas que conllevan una planificación previa. La distribución física de productos se puede dividir en cinco etapas:

Determinar las ubicaciones de existencias y establecer el sistema de almacenamiento.
Implementar el sistema de manejo de materiales.
Mantener un sistema de control de inventarios.
Establecer procedimientos para tramitar los pedidos.
Seleccionar el medio de transporte.

El objetivo principal de la distribución física de productos es satisfacer las necesidades de abastecimiento de los clientes. Así lo indica Freddy Alvarado Vargas, docente del PADE Internacional en Operaciones y Logística de ESAN. El experto señala que existen cuatro aspectos que sirven para medir la efectividad de la distribución:

Oportunidad de entrega (fecha acordada)
Integridad del pedido (cantidad y calidad de productos solicitados)
Costos logísticos
Servicio de entrega (servicio posventa y trazabilidad)

El incumplimiento de estos elementos valorados por los consumidores generará problemas en la distribución y tiene repercusiones directas en su satisfacción y fidelidad. Según Alvarado, estas son las causas más comunes de fallas en el proceso:

Una deficiente política de gestión de inventarios debido al uso de métodos poco efectivos de proyección de la demanda y el plan de producción, generando quiebres de stocks y back orders.
Una mala organización física de productos en el almacén y poco aprovechamiento del espacio de almacenamiento.
Soporte tecnológico inadecuado para la compañía, ubicación y selección de productos a despachar.
Poco entrenamiento del personal de almacén.
Equipos de manipulación inadecuados.
Deficiente programación de rutas de despacho.
Sistema de transporte poco efectivo.

Al realizar una adecuada distribución física de productos, la empresa logrará reducir los inventarios, disminuir los costos, incrementar las ventas y satisfacer plenamente a los clientes. De esta forma, una distribución efectiva puede considerarse una importante ventaja competitiva para las organizaciones. La capacitación y selección del personal adecuado se convierte en un tema fundamental para evitar este problema.

Hay casos en los cuales estas sociedades no revisan con antelación que la factura comercial tenga los Incoterm (conjunto de reglas internacionales regidas por la Cámara de Comercio Internacional que determinan el alcance de las cláusulas comerciales incluidas en el contrato de compraventa internacional), o incluso dejan de prestarle atención a las descripciones mínimas sin las cuales no es posible nacionalizar las mercancías que se importan del exterior.

El manejo adecuado de los trámites y la documentación es uno de los elementos fundamentales en el buen desarrollo de un proceso logístico, y su descuido una de las causas más comunes de pérdida de tiempo y dinero.

ENVIAR LAS MERCANCÍAS A OTROS DESTINOS: Esto suele ocurrir por negligencia de los agentes de carga, los cuales procesan erradamente la guía o BL (documento por el cual son transportadas las mercancías). En esos casos, aunque las navieras siempre saben en dónde se encuentra el cargamento, es preciso devolverlo a su destino original en el mismo medio de transporte por el cual fueron enviadas, lo cual resulta engorroso y muy costoso.
LAS DEMORAS DEL CONTENEDOR EN EL PUERTO: Por varias razones que incluyen la negligencia de los funcionarios, las demoras de los permisos que da el gobierno para el transporte de las mercancías especiales, la congestión en los puertos y la insuficiencia de la infraestructura portuaria, muchas empresas importadoras deben pagar un multa de 100 dólares por día y por cada contenedor a las empresas navieras que los alquilan, cuando estos contenedores de mercancía superan los 10 días que deben permanecer, a más tardar, en el puerto.
EL INCUMPLIMIENTO DE LOS TRANSPORTADORES: Un manejo apropiado del ítem de transporte, lo que se traduce como una buena selección de contratistas o la elección de un eficiente jefe de transporte, es fundamental para que los costos no aumenten y el proceso logístico cumpla con su propósito de eficiencia.
ALMACENAMIENTO: Siempre es necesario tener un outsourcing de bodegaje como as bajo la manga para evitar congestiones que afecten el proceso. En este sentido, si se trata de perecederos, es muy importante tener identificados y reservados los cuartos fríos extra más apropiados para el respectivo producto.
EL ROBO DE MERCANCÍAS EN LAS BODEGAS DE ALMACENAMIENTO: Por eso, es preciso siempre invertir mucho dinero y tiempo en seguridad externa e interna (esto incluye los procesos de selección del recurso humano). Los controles sorpresa y el adecuado manejo de personal son soluciones preventivas para evitar que la seguridad se convierta en un problema.
LA INEXACTITUD DE LOS INVENTARIOS DE LA MERCANCÍA ALMACENADA: En estos casos es preciso siempre revisar qué sucedió, pues es común que haya omisiones en los procedimientos de las organizaciones y suele suceder que algún funcionario haya dado la orden de salida de la mercancía y no lo haya registrado.
EL ALMACENAMIENTO DE MATERIAL INSERVIBLE: Muchos de esos elementos pueden ser vendidos como chatarra generando algún ingreso, pero lo mejor es la prevención: un buen administrador de bodega logrará evitar que ésta se congestione y afecte los intereses del proceso logístico.
LA FALTA DE PLANEACIÓN: Desafortunadamente, este suele ser un común denominador en las empresas importadoras y exportadoras, las cuales esperan que el operador logístico solucione a última hora los errores que puedan haber sido cometidos durante el proceso. Con una excelente previsión de errores sobre el proceso se está garantizando que cualquier punto débil que éste tenga sea cubierto de la mejor forma.

Características del transporte de productos perecederos

Transportar el producto desde el origen hasta el destino final es una de las funciones de la logística, pero como comentábamos antes todo depende de la clase de producto que se quiera hacer llegar al cliente.
El transporte de productos perecederos tiene unas características específicas que hace que haya que tener cuidado a la hora de realizar operaciones que tengan que ver con factores como los inventarios, la clase de producto, los materiales necesarios para operar, qué clase de medio de transporte usar, las órdenes y trámites necesarios, y el lugar de almacenamiento y gestión del producto.

Características de los alimentos perecederos

Aquí es donde entra en juego la logística ya que una de sus funciones es que las personas que consuman los alimentos que se transportan y finalmente se comen sean inocuos y aptos para el consumo humano.
El problema es que los alimentos perecederos pueden venir de casi cualquier parte del planeta gracias al transporte internacional.

Condiciones y temperaturas de transporte

Además, es necesario mantener en buen estado los alimentos perecederos como verduras y frutas. De ahí que su transporte y gestión debe mantener un envío que respete la fecha de consumo para evitar que se descomponga y no valgan para la venta.

La mejor opción para conservar los alimentos perecederos es usar un transporte flexible como los camiones refrigerados que permiten mantener a los alimentos en un entorno controlado y protegido gracias al frío y las bajas temperaturas.
Existen otra clase de alimentos semi perecederos como frutos secos, tubérculos y vegetales, como las gramíneas, en las que es necesario mantener cierto control del aire y la calidad del mismo para retrasar la descomposición.
Asegurar el transporte para proporcionar alimentos que sean inocuos y aptos para el consumo.

Finalmente, no todos los alimentos son perecederos, un ejemplo, es el de alimentos como harinas, pastas, azúcar, el aceite o el café que apenas necesitan un control de la temperatura ya que se estropean por una mala gestión o manejo de los mismos, es decir, no se ven alterados por modificaciones de la temperatura, la presión o la humedad.

5.9.2 Envase, empaque y embalaje

Los riesgos de distribución varían dependiendo de las causas que los motivan:

Utilizar cajas sobredimensionadas: Utilizar cajas demasiado grandes para un producto mínimo puede dar una mala impresión al usuario (¿no tenían otra caja?). Pero además, no es cierto que favorezca al ahorro. La diferencia es mínima si se consiguen cajas de diferentes tamaños y se puede optimizar el coste de los envíos, por lo que podría ser más rentable.
No usar suficiente relleno: No ahorres en material de embalaje. Es importante rellenar el espacio vacío de los paquetes de manera que el producto no reciba algún golpe. Piensa en las devoluciones por dañados que tienes y el coste de añadir ese relleno que te falta. Seguro que te sale a cuenta.
Utilizar demasiado relleno: Por otro lado, se debe tener cuidado en no usar demasiado relleno, ya que si se incluye una cantidad exagerada de relleno tampoco dará más seguridad al envío. Solo harás que el cliente se ponga nervioso buscando su producto entre un sinfín de rellenos (el conocido efecto “aguja en un pajar”). Utilizar muy poco film en el momento de la paletización: se debe utilizar el film necesario para asegurar la carga y proteger la mercancía durante el transporte y almacenaje de la misma evitando que se caiga. Hay veces que ahorrar te puede salir muy caro.
Utilizar papel de burbujas en lugar de film de espuma para superficies frágiles: Es importante cubrir los productos frágiles (por ejemplo los electrodomésticos) con film de espuma y no directamente con papel burbuja, ya que el producto se puede rallar. Es un dato curioso, pero hay muchos más. Consulta con nuestros profesionales sobre qué material es el ideal para tu producto.
Abusar con la cinta adhesiva: Se debe tener cuidado en el uso de la cinta adhesiva, ya que no por asegurar más el envío se va a sellar toda la caja con cinta. Hay que saber cómo envolver de la mejor manera.

Reutilizar cajas: El embalaje dice mucho de la marca, por esta razón no se debe embalar con cajas usadas, ya que si no están en buen estado darán una mala impresión de la empresa y de la calidad del producto que lleva.
No señalizar la carga frágil o no volcable: En las cajas se debe detallar si el producto que lleva es frágil, de manera que se deba tener cuidado al manipularlo y evitar que se rompa; y, si no se debe volcar la caja, de igual manera hay que señalizarlo.
No utilizar bolsas porta documentos para los papeles: Se debe cuidar la presencia de la empresa, y el hecho de recibir documentos arrugados, como la factura de compra en medio de tu embalaje, afecta la imagen, por esta razón es necesario el uso de porta documentos para protegerlos.
Usar el sobre pequeño: Es habitual utilizar un sobre del mismo tamaño que el documento al cual contiene. Esto obliga al receptor a realizar obras de ingeniería para retirar el contenido. Lo ideal es tener en cuenta algunos consejos para elegir la adecuada

Impactos. Se trata de uno de los riesgos más comunes, sobre todo en el transporte y almacenamiento a través de empresas de distribución como compañías de paquetería.

Durante el manejo de la distribución, los paquetes pueden sufrir impactos de todo tipo y sufrir caídas de más de 1 metro de altura. Este tipo de situaciones ponen en peligro las mercancías, por lo que conviene tenerlos en cuenta.

Compresiones. Durante el ciclo de distribución, cualquier producto se ve sometido a fuerzas de compresión, ya sea durante las fases de almacenamiento como en las fases de transporte.

Por ello, el packaging que protege las mercancías deberá ser capaz de soportar compresiones elevadas. Es el caso de las cajas de cartón ondulado para fruta, que pueden resistir fuerzas de compresión de hasta 1000kg.

Vibraciones. Cualquier medio de transporte (ya sea por tierra, mar o aire) transmite vibraciones a la carga que soporta. Estas vibraciones afectan a la integridad de los productos contenidos en los embalajes, y pueden provocar roturas o deterioros.

Para evitarlo, el packaging deberá ser optimizado para actuar como filtro ante estas vibraciones, evitando que el producto en su interior entre en resonancia con las vibraciones exteriores y quede alterado.

Aceleraciones. Durante el transporte por carretera, los cambios de dirección, rotondas, curvas paradas o arranques violentos afectan a la carga transportada.

Un embalaje deficiente puede hacer que la carga se incline más de lo normal, provocando que, al salir despedida del palé, ocurran daños a otras cargas. También puede desestabilizar el vehículo donde se transporta y provocar accidentes.

Riesgos climatológicos. La temperatura y humedad afectan a la resistencia de los embalajes y envases. Las altas temperaturas, por ejemplo, perjudican especialmente a los embalajes plásticos, debilitándolos. De este modo, provoca que no sean capaces de soportar las fuerzas de compresión para las que fueron diseñadas.

Igualmente, el cartón ondulado se ve afectado por la humedad relativa: en concreto, un 90% de humedad puede reducir hasta un 75% la resistencia de este tipo de envase.

Todas estas incidencias suponen riesgos de distribución reales para el producto durante el manejo de la distribución, que pueden terminar por comprometer la carga transportada.

Cómo evitar los riesgos de distribución

El primer paso para evitar estos problemas será conocer los riesgos de cada ciclo de distribución y asumirlos.

De hecho en ocasiones, todos los anteriores problemas actúan a la vez sobre el packaging a la vez. De este modo, resulta imprescindible conocer el ciclo de distribución de un paquete para conocer exactamente los riesgos a los que se expondrá. Esto puede realizarse a través del control de ruta de un paquete, o registrarse de modo preciso a través de equipos como el Data Recorder, capaz de grabar las incidencias reales que suceden durante el transporte de mercancías.

Una vez conocidos los riesgos, será necesario poner en marcha un proceso de investigación del embalaje, que tenga en cuenta el manejo de la distribución para garantizar la seguridad de la carga. No obstante, hay otras formas de garantizar la seguridad de la carga, dependiendo del tipo de riesgo de distribución que sea necesario superar:

Para solventar el problema de las aceleraciones, será necesario utilizar elementos de agarre y/o bloqueo dentro del camión. Como alternativas, también es posible diseñar de forma correcta el esquema de paletización, o utilizar de forma correcta el film estirable, aplicando una cantidad necesaria.
El riesgo de distribución que suponen los problemas climáticos se puede minimizar utilizando, por ejemplo papeles protegidos ante la humedad o aplicando espesores mayores de los necesarios para condiciones climáticas normales.
Frente a los impactos y las vibraciones, el mejor aliado será utilizar un material de amortiguamiento apropiado, que reduzca la incidencia de impactos, aceleraciones o vibraciones en el producto.

__________________________________________________________________________________

Referencias

6 problemas de distribución logística de productos [última milla]. (2019). Beetrack.com. https://www.beetrack.com/es/blog/logistica-de-distribucion/#:~:text=Incertidumbre%20en%20la%20gesti%C3%B3n%20y%20entrega%20de%20los%20despachos&text=Fallos%20operacionales%20en%20la%20red,con%20fallas%2C%20etc.).

ESAN Graduate School of Business. (2018). Los problemas más comunes en la distribución física de productos. Esan.edu.pe. https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2018/10/los-problemas-mas-comunes-en-la-distribucion-fisica-de-productos/

Reyes, R. (2018). Los 10 problemas más comunes en logística y documentación. Teamnet.com.mx. https://www.teamnet.com.mx/blog/problemas-comunes-en-log%C3%ADstica-y-documentaci%C3%B3n

AupaTrans Transporte Internacional. (2018, July 17). ¿Cuáles son las características del transporte de productos perecederos? AupaTrans. https://aupatrans.com/transporte-de-productos-perecederos/

MVM. (2011, December 23). ¿CÓMO EL DISEÑO DEL PACKAGING AFECTA A LA LOGÍSTICA? Revistalogistec.com; Logistec - Revista Logistec. https://www.revistalogistec.com/index.php/equipamiento-y-tecnologia/packaging/item/2303-como-el-diseno-del-packaging-afecta-a-la-logistica

Empaque Y Logistica. (2021). Slideshare.net. https://es.slideshare.net/esperanzabedoya/empaque-y-logistica

Los riesgos de distribución para el packaging: cómo evitarlos - Safe Load Testing Technologies. (2019, February 7). Safe Load Testing Technologies. https://www.safeloadtesting.com/es/riesgos-distribucion-packaging-evitarlos/

Evita incidencias durante el transporte de mercancías | Blog Greenbox. (2019, September 25). Greenbox. https://greenboxsl.com/es/logistica/evita-incidencias-durante-el-transporte-de-mercancias/

Rajapack. (2015, March 12). Top 10. Errores frecuentes en el embalaje. Tu Blog de Embalaje, Logística Y Más | RAJA®; Raja. https://www.rajapack.es/blog-es/curiosidades/top-10-errores-frecuentes-en-el-embalaje/

‌

Distribución

Buscar este blog